Die großen Internetportale versuchen derzeit, den „dritten Bildschirm“ zu erobern. Damit ist neben dem Fernseher und Computermonitor das Handy gemeint. Immer mehr Daten- und Sprachdienste werden mobil angeboten – ermöglicht durch leistungsstarke Handys und günstige mobile Datentarife. Ein wichtiger Teil dieser Angebote ist der E-Mail-Empfang, der seit einiger Zeit von Google und Yahoo mobil und gratis angeboten wird. Zwar sind diese Lösungen nicht für den Einsatz in Unternehmen geeignet, aber sie könnten trotzdem Auswirkungen auf den Mobile-Mail-Einsatz in Unternehmen haben.
Die Lösungen von Google und Yahoo unterscheiden sich in wichtigen Punkten, machen aber jede für sich einige Vorteile des mobilen Mail-Zugriffs in Ansätzen deutlich. Googles „Gmail“ ist zunächst nichts anderes als ein herkömmliches Web-Interface. Dieses kann jedoch erkennen, ob der Nutzer per Handy- oder Web-Browser zugreift. Beim Zugriff durch einen Handy-Browser wird das ohnehin schon sehr einfache und übersichtliche Layout an den kleinen Bildschirm angepasst. Neben E-Mails können auch angehängte Bilder sowie Word- und PDF-Dokumente geöffnet werden. Ein weiteres interessantes Feature weist bereits auf die Vorzüge von „Unified Communication“ (also die Kommunikation über mehrere Kanäle wie VoIP, Instant Messaging und Mail über eine Schnittstelle) hin: Hat der Nutzer die Telefonnummern in der Mail-Kontaktliste gespeichert, so kann die Mail auch per Anruf beantwortet werden. Der mobile Zugriff zum Beispiel auf Kalenderdaten ist derzeit nicht explizit vorgesehen.

Während Gmail vor allem auf Einfachheit setzt, ist Yahoos Ansatz umfassender. Hier ist der mobile Mail-Zugriff Teil der Strategie, ein plattformübergreifender Kommunikations- und Inhalte-Anbieter zu werden. Um Mobile Mail zu nutzen, muss zunächst die Yahoo Go Software heruntergeladen und installiert werden. Der Client ist in Deutschland derzeit für Nokia Smartphones verfügbar, beschränkt sich allerdings nicht auf E-Mail-Funktionalität. Vielmehr soll der Nutzer Zugriff auf eine Fülle von Inhalten bekommen (außer Mails etwa Musikdateien und Bilder) und auch persönliche Termine und Kontakte verwalten können. Im Gegensatz zu Gmail können die Nachrichten auch auf dem Gerät gespeichert werden, so dass Zugriff im Offline-Modus möglich ist. E-Mail-„Push“, d.h. die aktive Zusendung der Mail an den Client sofort nach deren Eingang wie beispielsweise bei RIMs BlackBerry, ist bei beiden Anbietern nicht möglich – aber vielleicht auch nicht immer nötig.

Beide Lösungen sind auf den privaten Nutzer zugeschnitten. Trotzdem könnten diese Mobile-Mail-Lösungen für Private auch Auswirkungen auch auf den Markt für mobile Unternehmenslösungen haben. Setzt sich nämlich Mobile Mail am Massenmarkt durch, wird diese Entwicklung Unternehmen zunehmend unter Druck setzen, eine übergreifende Mobile-Mail-Strategie zu definieren.

Das hängt vor allem damit zusammen, dass immer mehr Mitarbeiter innovative Kommunikationstechnologien im privaten Umfeld nutzen und diese dann auch an ihrem Arbeitsplatz erwarten. Das beste Beispiel dafür ist die Verbreitung von VoIP durch Skype. Die Software kann zur Internet-Telefonie und zum Instant Messaging genutzt werden. Da diese Kommunikationsmöglichkeiten in vielen Unternehmen noch nicht ausreichend bedacht werden, greifen die Mitarbeiter zur Selbsthilfe und installieren die Software kurzerhand selbst.

Das hat für Unternehmen jedoch einige Nachteile. Sie verlieren die Kontrolle über die am Arbeitsplatz genutzte Software, eine heterogene Implementierungslandschaft ist zudem schwierig zu warten und birgt teilweise erhebliche Sicherheitsrisiken, da keine zentrale Durchsetzung von Sicherheits- und Zugriffsregeln möglich ist.

Zwar ermöglichen viele Unternehmen bereits den mobilen Mail-Zugriff: Laut der von Berlecon Research durchgeführten, repräsentativen Umfrage VoIP, Messaging, Mobile Mail & Co haben 56 Prozent der Unternehmen in Deutschland bereits Mobile-Mail-Lösungen implementiert. Allerdings können häufig nur ausgewählte Mitarbeiter aus dem oberen Management mit dem Handy auf ihre Mails zugreifen.

Setzen sich die mobilen Mail-Lösungen von Google und Yahoo bei den Privatnutzern durch, könnte die Situation für Unternehmen ähnlich wie bei VoIP sein: Die Mitarbeiter suchen sich ihre Technologien selbst aus. Die IT-Verantwortlichen werden dann in diese Richtung „gepusht“ und stehen vor vollendeten Tatsachen. So zeigte die Berlecon-Umfrage auch, dass bei etwa einem Drittel (34 Prozent) der Unternehmen, die eine Mobility-Lösung einführten, damit vor allem dem Wunsch der Mitarbeiter gefolgt wurde.

Um das Szenario verstreuter Insellösungen zu vermeiden, sollten Unternehmen jeglicher Größe schon im Vorfeld eine Strategie für Mobile E-Mail entwickeln. Nur so ist eine einheitliche Implementierung möglich, die das Potenzial der Technologien voll nutzt und eine zentrale Administration sowie die Durchsetzung von Sicherheitsregeln unterstützt. Um Unternehmen die Wahl einer geeigneten Strategie und möglicher Lösungsanbieter zu erleichtern, ist bei Berlecon derzeit ein neuer Report zum Thema Mobile-Mail in Arbeit.