In mancher Hinsicht erinnert die unterschiedliche Innen- und Außenwahrnehmung der IT in deutschen Unternehmen an die Rolle von Michail Gorbatschow während seiner letzten Regierungsjahre. Nach Außen hin sind die IT-Verantwortlichen immer noch die Stars auf allen Veranstaltungen im IT-Umfeld. Ein Konferenzveranstalter, dem es gelingt 100 CIOs auf einer Konferenz zusammenbringen, kann getrost einen Saal in dreifacher Größe buchen. Denn für die meisten Anbieter von IT-Technologien und Services gelten die IT-Leiter nach wie vor als Schlüssel, um die Tür zum Unternehmen zu öffnen.
Innerhalb der Unternehmen ist der Stellenwert der IT-Abteilung jedoch eher strittig. Dies bestätigen die Ergebnisse der aktuellen Studie “IT: Kostenstelle oder Businessmotor?”, die Berlecon Research im Auftrag des IT-Dienstleisters Beck et al. Services durchführte. Die Studie basiert auf einer repräsentativen Befragung unter 238 Verantwortlichen aus den Fachbereichen Business Development, Sales sowie Finance & Accounting in deutschen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern. Die jetzt veröffentlichten Befragungsergebnisse zeigen, dass in etwa 40 Prozent der deutschen Unternehmen die IT-Verantwortlichen bei den Planungsprozessen der Geschäftsbereiche außen vor sind oder nur begrenzt Einfluss nehmen – und dies selbst bei der Planung von IT-Lösungen.
Sitzt die IT aber bei der Planung von IT-Lösungen und Projekten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen in den Fachabteilungen nicht mit am Tisch, dann läuft sie Gefahr, zukünftig nur noch als Kostenstelle oder Befehlsempfänger zu agieren – verbunden mit einem Verlust an Einfluss und wachsendem Kostendruck. Als Zielgruppe für Konferenzveranstalter dürfte die IT damit auch an Attraktivität verlieren. Schließlich ist diese Situation auch für die Fachabteilungen selbst unbefriedigend. Denn sie verlieren durch die Nichteinbindung der IT in die Planungsprozesse einen wichtigen Kompetenzträger in Sachen IT, der Chancen und Beschränkungen des IT-Einsatzes für das Unternehmen am besten einschätzen kann.
Tatsächlich – und dies gehört zu den eindrucksvollsten Resultaten der Studie – wünschen sich etwa neun von zehn Fachbereichsleitern mehr Einbindung der IT in die Planungsprozesse! Etwa drei Viertel der Verantwortlichen in den Geschäftsbereichen wünscht eine stärkere Rolle der IT als Berater, jeder vierte Geschäftsbereichsleiter verlangt ein stärkeres Engagement der IT als Mitinitiator für die Planung von IT-Lösungen und Projekten zur Prozessverbesserung in den Geschäftsbereichen. Bleibt zu fragen, warum die IT nicht stärker in die Planungsprozesse eingebunden ist – wenn doch sowohl bei IT als auch beim Business ein Interesse daran besteht.
Des Rätsels Lösung liegt in der Ausgestaltung der Zusammenarbeit zwischen IT- und Geschäftsbereichsverantwortlichen. So zeigen die Befragungsergebnisse, dass ein Austausch zu operativen und strategischen Fragen in den meisten Unternehmen nur bei Bedarf – zu deutsch: beim Kantinengespräch oder via Flurfunk – stattfindet. Ein Berater-Kundenverhältnis – wie von vielen Fachbereichen gewünscht – funktioniert aber anders. Es erfordert eine institutionalisierte Zusammenarbeit, die auf einem regelmäßigen Austausch basiert.
Bedenklich ist in diesem Zusammenhang auch, dass Service Level Agreements (SLAs) zwischen Fachbereichen und IT – die eigentlich die Basis für einen regelmäßigen Austausch bilden sollten – in etwa einem Drittel der Unternehmen nicht verhandelt werden oder überhaupt nicht etabliert sind. Dieses Ergebnis verdeutlicht, dass zwischen der aktuellen Diskussion um das Hype-Thema “Business Service Management” und der realen Situation in vielen Unternehmen eine Lücke klafft. Während viele Auguren derzeit die Schwierigkeiten bei der Ausgestaltung und technischen Umsetzung von businessorientierten SLAs diskutieren, geht es in vielen Unternehmen erst einmal darum, überhaupt verhandelbare SLAs zwischen IT und Geschäftsbereichen zu etablieren.
Erste Schritte zu einer strategisch ausgerichteten Zusammenarbeit sollten jedoch noch früher beginnen – nämlich bei der Einholung von Feedback oder bei der Durchführung von Zufriedenheitsbefragungen. Jeder gute Dienstleister oder Berater fragt schließlich auch zuerst danach, wo dem Kunden der Schuh drückt. Aber nur in jedem zweiten Unternehmen holt die IT bislang die Meinung ihrer Fachbereiche – und damit ihrer Kunden – ein.
Es gibt also sowohl großen Bedarf als auch genügend Ansatzpunkte für eine bessere Einbindung der IT in die Planungsprozesse der Fachbereiche. Um nicht – wie der russische Ex-Staatschef – später vom Leben gestraft zu werden, sollten die IT-Verantwortlichen besser heute als morgen mit dem Aufbau einer institutionalisierten Zusammenarbeit beginnen.
